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2023-12-07

【ひとりWeb担当者】SNS運用担当になったら・・・まずは要件シートを作ろう!  

SNS運用を任されたけど、目的が分からない!

X(旧Twitter)や、Instagramなどを使ったSNS運用は、今や企業の商品や情報発信をするための欠かせないツールとなっています。

SNS運用は、認知拡大だけではなく、顧客獲得やブランディング、ユーザーとの信頼関係を築くなどさまざまな目的に使われるため、やりがいのある仕事といえるでしょう。

しかし、企業によってSNSを活用する目的や業務内容には違いがあります。そもそも業務内容が明確でないことも少なくありません。

そのような中で、ただやみくもにSNSを更新しても、なかなか結果が出ずに焦ってしまうこともあるでしょう。

さらに日常業務に加えてSNS運用の作業負担が増え、疲弊して続けられないなんてことも。そうならないために、まずは社内SNS担当をつくる趣旨は何なのか、自社ではどのような目標を持つのかを明確にすることが重要です。

 

SNS運用に関する要件をまとめたシートを作ろう

目的が明確になったら、SNS運用に関する要件をまとめましょう。

SNS運用担当をしていくうえで、基本事項をまとめることは、最初のステップといえます。ここではその名称を「要件シート」としますが、自社で使用しやすい名称に変更していただいてOKです。

要件シートは取引先や営業先で商談などを行う際に、質問内容や認識しておきたい内容をまとめる「ヒアリングシート」のようなものです。これを作成しておくと自社の現状やニーズを事前に把握し、精査できるので、SNSを運用していくうえでのコンテンツ作りや、情報発信の方針を決めることに役立ちます。

SNS運用担当者にとって、要件シートがあるメリットは?

要件シートを使うことで得られるメリットには以下のようなことが挙げられます。

目的をもったSNS運用ができる

SNS運用も含め全てのマーケティング活動は、目的があるからこそ成功につながります。

マーケティング活動とは、たくさんのユーザーから顧客心理や行動などを推測し、自社の商品やサービスに興味を持ってもらうように精力的に活動することを指します。

マーケティング活動の目的には「集客」「求人」ターゲット層となる顧客を定める「ブランディング活動」などさまざまな種類がありますが、SNS運用は、これらの目的に活用するのに適しています。ターゲット層の年齢はどれくらいなのか、どのようなことに興味がある層なのか、など要件シートに情報を整理しておくことでそれぞれの目的に沿ったSNS運用をすることができます。

社内での目標・目的の共有に活用できる

社内SNS担当は、成果を可視化することが難しいことや、効果の測定方法がよく分からないという理由から、社内で理解を得られないことも少なくありません。

そのため社内で、あらかじめ目的や目標を共有し、それを要件シートにまとめておくと問題解決への近道になります。

たとえば、認知度向上を目的とするならば、リーチ数やインプレッション数などの指標ができます。目的を自社のブランド好感度の向上とするならば、指標はいいね数やコメント数などを見ていくと良いでしょう。

このように目的に対してSNS運用はどのくらい貢献できたのか要件シートを通じて共有していくと理解を得られやすくなります。

トラブルを未然に防ぐことができる

要件シートには、あらかじめ掲載する内容をまとめておくことで、誤字脱字や表記ゆれを防ぐといった役割があります。自社のイメージを大切にするためにも、これらの対処をしておくとよいでしょう。

また、SNS運用での懸念点の一つとして挙げられるのが「炎上」です。

SNS運用担当者の何気ない投稿が、ユーザーには不適切と捉えられてしまい炎上してしまうケースも考えられます。

これらを未然に防ぐためにも要件シートの存在は重要です。情報を掲載してよいかどうかの判断ができ、結果的にトラブル防止にもつながります。

要件シートの項目例

要件シートは、ヒアリングシート作成時と同様に必要になる基本情報のひな型を設定しておくと効果的です。

以下のような項目例を参考にしてみてください。

【社内SNS運用ヒアリングシート】

  • 会社情報
  • 社名
  • 業種
  • 事業内容
  • 従業員数

■社内SNSを運用する目的を教えてください。

  • 具体的にはどのような成果を期待していますか?

■社内SNSのターゲットを教えてください。

  • 性別、年齢、役職、部署など、具体的に教えてください。

■社内SNSを運用するSNSを教えてください。

  • それぞれのSNSを運用する理由を教えてください。

■社内SNSの投稿頻度を教えてください。

  • 投稿する時間帯や曜日を教えてください。

■社内SNSの投稿内容を教えてください。

  • ジャンルやトピック、ターゲットに合わせた工夫などを教えてください。

■社内SNSの運用体制を教えてください。

  • 運用担当者の人数や業務内容を教えてください。

■社内SNS運用にかかる予算を教えてください。

  • その他

■社内SNS運用に関するご要望やご質問を教えてください。

【ヒアリングのポイント】

  • 社内SNS運用の目的や課題を明確にする
  • 社内のターゲットを具体的に把握する
  • 社内の運用体制を理解する
  • 社内の予算を把握する
  • 社内の要望やご質問を丁寧に聞く

SNS運用要件シート活用の注意点

要件シートを活用する際に、留意していただきたい以下の3点をご紹介します。

ポイント①:目的ごとに基本項目を決定する

前述したように、会社情報に加えて現状のコンテンツの情報や、構築する目的、ターゲットについて明記することは大切ですが、ただSNS運用の目的は企業によってさまざまです。

自社の内容に合わせて、項目を増やしたり、必要のない項目は削ったりなどカスタマイズして使いましょう。

たとえば、他の社員へのヒアリング形式にしたり、自分がまとめる形式にするなど目的ごとに要件シートを作り上げましょう。

ポイント②:専門用語を使いすぎない

SNS上には難しい専門用語がいくつか出てきますが、要件シートに専門用語を多用してしまうと、今後上手く活用できなくなる可能性があります。

不明な専門用語で必要な情報が入手できなくなったり、回答者に質問内容が伝わらず、ストレスを溜まさせてしまう恐れもあります。

また、内容が分からず社内で理解が得られなくなっては、本末転倒です。専門用語を使う際は、注釈で分かりやすくしたり、補足する文章を追加したりするとよいでしょう。

ポイント③:定期的に見直す

要件シートをさらに効果的に活用していくためには、定期的に改善する努力を怠らないようにすることが大切です。

要件シートを見直したときに、項目内容が漠然としていないか、項目の数は適当であるかなどを確認しましょう。

さらに前回の会議で出た課題やニーズをプラスさせるなど、深い内容を盛り込んでいくと、要件シートがよりよいものに改良され、今後のSNS運用の助けになるでしょう。

ひとりWeb担当者は、要件シートを作成して目的を持ったSNS運用をしましょう。 

SNS運用担当になったら、運用を継続させるためにも、まずは目的を正確に理解することが大切です。そして、その目的に沿って要件シートを作成しましょう。

要件シートの存在は、ひとりWeb担当で苦労している方にとって目的や目標を社内で共有することができるというメリットがあります。

また、投稿前に事前に確認する役割もあるためトラブルを未然に防ぐことができます。

しかし、SNSの運用をしたことがない方は不安になってしまうこともあるでしょう。

そういった場合は、実績ある専門業者へ依頼することもおすすめの方法です。専門業者はWeb上での知識を持っているため、コンテンツの品質が向上するだけでなく、作業にかかる手間も大幅に省くことができます。

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