ひとりWeb担当者が外注を活用するときに便利なツールは？
目次
外注や執筆代行を依頼したいけど、管理が大変そう
Web担当者になった場合、会社のホームページの制作や運用、管理などをする必要があります。そして、それを1人で担当することになった場合、すべての作業を1人でおこなうには無理があります。そのため、外注や執筆代行を依頼したい…という担当者さんも多いと思いますが、管理が大変そうですよね。
たとえば、どのような内容を外注するのかを決め、その確認や修正などの作業が必要となります。そのようなときには、外注したスタッフとスムーズにコミュニケーションができる便利なツールを導入すれば負担が軽減されるでしょう。
また、大容量のデータのやり取りをおこなうことになると思いますが、外注の場合、社内サーバーを利用することができないため、データのやり取りに便利なツールも導入しておきましょう。
ここでは、外注スタッフとのやり取りに便利なコミュニケーションツールとデータ受け渡しツールをご紹介いたします。さらに、ツールを活用するときの注意点として、外注さんに依頼するときに起こりがちなトラブルと対策についても解説いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
外注スタッフとのやり取りに便利なコミュニケーションツール2選！
ひとりWeｂ担当者は、外注先とのやり取りが欠かせません。電話やメール、FAXなどの連絡方法もありますが、複数のツールを使用すると効率が悪いため、やり取りに便利なコミュニケーションツールを導入することをおすすめします。ここでは、便利なツールのSlackやChatworkの特徴や料金についてご紹介いたします。
Slack（スラック）
Slackは初心者の方でも利用しやすく、IT系に人気なビジネスコミュニケーションツールです。特徴としては、画面共有を使用した音声とビデオによるハドルミーティング、過去のメッセージを絞り込み検索して簡単に確認できる機能、ファイル管理機能、多数の外部Webサービスとの連携など、さまざまな業務効率化の機能を備えています。
料金としては、フリープランの場合、履歴が90日分、ハドルミーティングが1対1などの制限があります。有料になると、1人あたり月額925円のプロの場合、メッセージは全履歴見ることができ、ハドルミーティングは50人まで可能となります。さらにセキュリティやサポートを強化したいのであれば、月額1600円のビジネスプラスもあります。
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkも初心者の方でも利用しやすく、機能が充実していて使いやすいと好評の国産のコミュニケーションツールです。特徴としては、仕事の質の向上につながる「タスク管理機能」が搭載されており、ほかにもチャット機能、音声通話機能、ファイル共有機能なども備えています。
料金としてはフリープランもありますが、有料プランでもほかのコミュニケーションツールと比較して低コストで導入できます。フリープランの場合、ユーザー数は100人まで、メッセージは直近40日以内に投稿された、最新の5000件までの閲覧のみ、音声通話は1対1などの制限があります。有料になると、1人あたり月額700円のビジネスの場合、メッセージの閲覧やユーザー数は無制限、音声通話は14人まで可能となります。さらにセキュリティやリスク管理の機能を強化したいのであれば、月額1200円のエンタープライズというプランもあります。
外注スタッフとのやり取りに便利なデータ受け渡しツール2選！
ひとりWeｂ担当者は、外注先と大容量のデータのやり取りをしなければなりません。そのやり取りに便利なデータ受け渡しツールを導入することをおすすめします。ここでは、便利なツールのGoogleDriveやDropboxの特徴や料金についてご紹介いたします。
GoogleDrive（グーグルドライブ）
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Googleが提供しているオンラインストレージの代表的なツールです。特徴としては、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを使用することで、クラウドを通じて共同
で資料作成することができたり、リアルタイムで共有できるため、社外でのデータのやり取りに便利です。
料金としては個人利用のフリープランもありますが、ビジネスの場合、Business Starterが1人あたり月額680円で、ユーザー1人あたり30 GBのストレージプール、もっとも人気のBusiness Standardは月額1360円で2ＴＢまでになります。さらにBusiness Plusになると月額2040円で5ＴＢまでになります。ほかにもプランをアップすれば、ビデオ会議の参加可能増加になったり、セキュリティと管理機能が高度になります。
Dropbox（ドロップボックス）
【Dropbox】
https://www.dropbox.com/ja/basic
Dropboxは複数のデバイスで同時に利用でき、写真やExcelファイルの保管と共有に優れているクラウドサービスです。特徴としては、充実した作業効率を高める関連ソフトやセキュリティ機能を備えています。
料金としては、個人用フリープランだと2 GB のストレージにファイルを保存して共有しかできません。チーム向けのBusinessだと1人あたり月額2400円でチーム全体の共有ストレージは最大1000ＴＢ、100GB までの大容量ファイルの転送が可能です。さらにBusiness Plusになると月額3000円で250ＧＢまでの転送が可能だけでなく、ほかの充実した機能も利用できます。
ツールを活用するときの注意点
便利なツールですが、以下のような外注さんに依頼するときに起こりがちなトラブルと対策を把握したうえで活用しないと、便利なツールを利用したとしても効率的に業務を進めることができなくなるため注意しましょう。
データの漏洩
まず、もっとも注意したいトラブルは、外部ツールを使用することでデータが漏洩してしまうというトラブルです。重要なデータや機密情報が漏洩してしまっては、会社の信用問題に関わってくるため注意しなければなりません。対策としては、利用するツールやプランによりセキュリティ対策が異なるため、セキュリティ対策がどのようになっているのかを把握しておきましょう。そして、重要なデータや機密情報が含まれているデータをやり取りする場合には、高度なセキュリティ対策のツールやプランを選ぶようにしてください。
データの損失
また、ほかに注意したいトラブルとしてはデータが損失してしまうというトラブルです。どのような便利ツールでも、システム異常であったり、人が操作することにより誤ってデータが削除されたり変更されてしまうというリスクがあります。対策としては、データは適宜バックアップをしておき、復元できるようにしておくことが大切です。また、利用するツールやプランによりデータの復元機能が異なるため、復元できる期間などを把握しておくようにしましょう。そして、万が一、データが損失した場合には迅速に復旧すれば復旧できるかもしれないため、早急に対応するようにしてください。
成果物のイメージが異なる
ほかにも、依頼したイメージと異なってしまうというトラブルもあります。たとえば、チャットツールを用いて文章で依頼した場合、意図が伝わりにくく、イメージと異なる成果物となってしまうことがあります。対策としては、参考サイトや画像などを添付して情報を補足するなど、こちらの意図が伝わりやすいように工夫することが大切です。さらに、音声通話やビデオ会議での情報共有もおこない、適宜、イメージのすり合わせをおこなうことをおすすめします。
まとめ
ここでは、外注スタッフとのやり取りに便利なコミュニケーションツールとデータ受け渡しツールをご紹介いたしました。ツールを活用するときの注意点を参考にしていただき、ツールを活用して効率的に業務を進めることができるといいですね。
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